Fem tips för att kommunicera med skeptiska medarbetare

"Det är i och för sig inte halvtomt. Men det är VÄLDIGT litet".

Alla har vi träffat dem - kollegorna som vid en första kontakt med vår organisation gör ett skarpsinnigt och klipskt intryck, men som med tiden framstår som allt mer kritiska och svåra att entusiasmera.

Vad är det som ligger bakom ett sådant beteende?

Till att börja med; folk är inte onda, och alla beteenden utförs av en anledning. Framgångsbeteenden - som att vara kritisk - utförs eftersom utövaren tjänar på att vara det.

Åtminstone på kort sikt.

I organisationer där skarpsinnighet och förmåga att analysera är en viktig del av utvecklingen kan det alltså bli ett framgångsbeteende att kunna säga något dräpande om nästan vad som helst.

Men framgången har ett pris. Vi människor är nämligen funtade som så att vi gärna fortsätter med mer av samma sak när vi märker att en beteendestrategi fungerar. 

Om jag som medarbetare kan vinna aktning och respekt (?) genom att vara kritisk så kan det alltså förefalla som en god idé att bara köra på - och kritisera mig fram genom tillvaron.

I värsta fall skapar denna strategi rejäla problem för utövaren och för organisationen. Och om organisationen möter utövaren med fel strategi brukar problemet bli värre.

Det är nämligen så, att man som chef gärna tar det lite varsamt när man skall kommunicera med de kritiska medarbetarna.

Jag menar, det är ju pinsamt om en ilsken och vältalig medarbetare rycker ner brallorna på en vid produktlanseringen (bildligt talat, alltså).

Och dessutom obehagligt.

Kanske är det bättre att... ja, att linda in budskapet lite. Inte gå in på negativa detaljer, kanske mer fokusera på den positiva helheten, och försäkra sig om att medarbetarna skall få säga sitt. 

Och gissa vad den påläste och kritiske medarbetaren hör? Jo, precis det - ett luddigt förslag framfört av någon som inte verkar ha koll på detaljerna, och som förefaller mörka eventuella nackdelar.

Problemet kallas beteendeförstärkning, och kan vara ett riktigt gissel när det tar fart ordentligt. Om man har en riktig otur uppstår en situation där ledningen inte längre vågar vara tydlig i förhållande till medarbetarna - och plötsligt blir skepticismen ett sunt förhållningsätt hos medarbetarna, för att undvika återkommande blåsningar.

För chefer som hamnat - eller riskerar att hamna - i sådana här belägenheter brukar följande checklista vara till hjälp:

1) Använd mer tydlighet - inte mindre. Presentera mål, tidsramar, resurser, rollfördelning, och vad som mer kan vara aktuellt på ett tydligt sätt.

2) Mörka inte negativa aspekter av ett förslag. Presentera dem istället på ett neutralt och professionellt sätt. Presentera gärna också ett förslag om gemensamma ansträngningar för att minimera dem.

3) Ta diskussioner med enskilda kritiker i enrum, inte i grupp. Så fort du går i svaromål och säger "ni" till gruppen, fast du egentligen avser svara den enskilde, har du förlorat greppet om situationen. Säg istället, "bra att du har tankar om hur vi kan utveckla det hela. Jag tar gärna del av dina förslag vid ett separat möte" (notera ordvalet bra, vi, utveckla och förslag - det är ju du som väljer om du vill styra samtalet mot gemensamma positiva värdeord, eller mot kritik och ifrågasättande).

4) Belöna konstruktiva förslag på ett tydligt sätt, och i grupp. Även kritiska medarbetare vill få erkänsla för goda bidrag. Om konstruktiva förslag ger utdelning i form av uppmärksamhet så kommer fler medarbetare att ge konstruktiva förslag.

5) I extrema fall - värva dina kritiker till ditt lag. Utse en referensgrupp i förändringsprojektet om det finns konfliktpotential. Lova att lyssna på dem, och gör det också - men lova inte att följa alla deras förslag (det är ju faktiskt du som är chef och bär ansvaret när organisationen brister).

Och glöm inte bort det goda ledarskapets gyllene regel: alla medarbetare vill  göra ett bra jobb, om dom bara kan få klart för sig hur dom skall göra det.