Världens kortaste projektledarutbildning?

Om att skapa tydlighet i förhållande till medarbetare och uppdragsgivare med en enda fråga.

Idag och imorgon håller jag och ett par kollegor de inledande dagarna av ett projektledarprogram för nyckelpersoner från kommunerna i Nordvästra Skåne. Vi arbetar med ett utmärkt - men omfattande - material som dels bygger på egna tidigare erfarenheter, tidigare utbildningar som vi hållit och deltagit i, samt Bo Tonnquists bok Projektledning. Den är så bra att om du bara skall ha ha en handbok i ämnet så är det den som gäller.

Men projektledarskap är ett omfattande och komplicerat område. Så hur kan man göra för att introducera ett projektbaserat förhållningssätt med minsta möjliga instuderingstid?

Svaret är: genom att göra det till en vana att ställa den gyllene projektfrågan i varje sammanhang man diskuterar planering, visoner, värderingar, eller utvecklingsinsatser.

Frågan i sig är enkel: VEM gör VAD tills NÄR?

Vem - handlar om projekt- och processägarskap. I varje projekt måste man kunna spåra ett personligt ansvar för genomförande och uppföljning för varje aktivitet. Om vi inte har någon VEM så finns det inte heller någon som är ansvarig för projektets resultat och resurshantering.

Och för att citera Torbjörn Fälldin, som uppenbarligen inte bara var partiledare utan också filosof: "Det alla äger, äger ingen. Och det som ingen äger, vårdar ingen".

Vad - den mest självklara biten. Eller? Att operationalisera mål är en enorm utmaning i många verksamheter. "Förbättra trivseln i organisationen" kan exempelvis låta som ett mål, men är snarast en dimridå. Hur definierar man trivsel? Hur mäter man trivsel? Utan mätbarhet i målen går det inte att värdera måluppfyllelse. Och om vi KAN mäta; hur stor trivsel skall vi ha för att vara nöjda? Räcker det med att alla kommer på julfesten, eller skall personalen framföra hyllningssånger till verksamheten också?

Min kollega Maria är för övrigt fenomenal på att operationalisera mål. Jag blir nästan lite nervös över att låta flummig själv, och jag brukar ändå trivas bra i sällskap med poliser och militärer - så hädanefter kommer jag bestämt att bestrida alla påståenden om att KBT-psykologer är otydliga.

När - innebär att man avgränsar aktiviteten i tid. Om man INTE gör det så blir det, kort sagt, sällan några barn gjorda. När-frågan gör att man måste sätta milstolpar, definiera delprojekt, samt fastställa en deadline för utvärdering. För när deadline för aktiviteten är passerad så skall man också kunna utvärdera den.

Det finns förstås mycket mer att säga i temat, men med ovanstående fråga klarar du dig långt - och du kommer att börja förtydliga roller, uppdrag och ansvarsområden i de grupper du arbetar med.

Nu är det dags för mig att återgå till kursdeltagarna. Lycklig projektledning!