Vad varje projektledare bör veta: sju hemligheter om framgångsrik implementering

Jobbar du med verksamhetsutveckling i projektform?

Många organisationer använder projektmetodik för att utveckla sin verksamhet; i allt ifrån utveckling av jaktplan till jämställdhet tycks projektmetodik vara arbetssättet som gäller framför andra.

Du har genomfört ett snyggt projekt.
Hur får du det att bita i organisationen?

MEN det finns ett stort hinder att passera för varje projekt, hur väl skött det än är: implementeringen av projektet i linjeorganisationen. 

Alltså; brytningspunkten när projektet tar slut, och den ordinarie verksamheten skall integrera den nya metodiken.

I en mycket spännande studie tar en grupp forskare ett helhetsgrepp för att undersöka vilka faktorer som ligger bakom misslyckad projektimplementering.

Studien är extra relevant eftersom forskarna använder en exploratorisk faktoranalys för att undersöka resultaten från en stor mängd data, insamlade från 61 företag.

Varsågod, en checklista för projektimplementering!

Seriös analys alltså, utan allmänt tyckande.

Slutsatsen?

Vissa saker är viktigare än andra när det gäller att skapa förutsättningar för framgångsrik projektimplementering. 

Forskarna identifierar många faktorer, men vi tittar på sju av de viktigaste. Vi tar dom melodifestivalen-style; lägst poäng först och vinnaren sist - fast alla är viktiga:

7. Utbilda folk och utse en metodansvarig!
När ny metodik implementeras så undrar folk hur dom skall lösa sina uppgifter. Om kunskap och instruktioner saknas så kommer linjen i brist på annat att fortsätta enligt gamla mönster.

Paulun "äger" konceptet LCHF.
När han talar, lyssnar du - och det är bra
för metodiken och användarna. 

Därför har du en stor fördel om du kan utse en metodexpert, eller i mer strategiska sammanhang knowledge manager - eller chefsideolog, om du nu skulle leda en en sekt eller en totalitär stat.

Ett gott exempel (jodå!) är Fredrik Paulúns sätt att skapa en metodik och praxis kring konceptet LCHF-diet (low carb, high fat).

Eftersom folk som ansluter sig till konceptet vill göra rätt, men behöver vägledning när det gäller om bacon är bättre än broccoli, fyller Fredrik en viktig funktion genom att förmedla råd och vägledning gällande hur man skall välja i varje given måltidssituation.

Tycker du fortfarande det låter konstigt? I Scrum-metodik, som används brett inom bland annat mjukvaruutveckling, finns till och med en formell roll som kallas Scrum-Master. Citat från Wikipedia:

"The Scrum Master is not the team leader, but acts as a buffer between the team and any distracting influences. The Scrum Master ensures that the Scrum process is used as intended. The Scrum Master is the enforcer of rules."

6. Ledningsfunktion med ansvar för implementeringen

Överlämning av ansvar i svensk FN-styrka.

Se till att en chef i ordinarie linje eller stab tar över ansvaret för den process du utvecklat!

Utan formell överlämning av ansvar så kommer du inte att ha någon som kontinuerligt allokerar resurser, sätter mål, och följer upp prestationer med koppling till processen.

Bye, bye, projektmål.

Försvaret har alltid haft väl utvecklade rutiner för överlämning av ansvar. Hela konceptet med dagbefäl, där den chef som bär ansvaret för dagen bär en bricka om halsen, är ett organisatoriskt föredöme.

Fast frågan är om du kan få dina linjechefer att bära stora mässingsbrickor om halsen för att förtydliga deras roll i organisationen.

5. Kunskap om ny metodik kommer att påverka karriären för nyckelpersoner

Visst är det trevligt att jobba för ett högre syfte, men de flesta människor har också en egen ambition att utvecklas och förbättra sina chanser på arbetsmarknaden - inte minst ambitiösa nyckelpersoner.

Om du tar dig tid att "sälja in" enskilda chefers personliga vinster av att använda en ny projektmetodik - som ökad potential till bilaterala handelsavtal för politiker som skall fatta beslut om jaktplan, eller möjligheten att bli en modernare chef med hjälp av metodik för likabehandling, så ökar du sannolikheten för implementering.

Glöm aldrig egenintresset.

4. Rätt folk skall sprida budskapet

Inget exempel på rätt folk. Fast om linjen tycker du kör
med diktatorsfasoner skall kanske nån annan sköta dialogen.

Du har måhända fantastiska medarbetare i din projektgrupp, men dom är inte nödvändigtvis bäst på kommunikation till linjefunktionerna. Fundera noga på vem som är mottagare och vilken av dina medarbetare som skall sköta kommunikationen med vilken mottagargrupp.

Ett bra sätt att hantera denna utmaning är att om igen, precis som du gjorde i samband med projektstarten, göra en intressentanalys och en genomtänkt kommunikationsplan.

Har du en kommunikationsavdelning finns inga undanflykter - kommunikationsavdelningen måste involveras och ha ansvar för kommunikationen kring implementeringen (se punkt tre) om du verkligen vill skapa förändring.

3. Stabs/utvecklingsfunktionerna måste vara med på noterna

En linjeorganisation har nästan undantagslöst funktioner som på ett eller annat sätt ansvarar för löpande kvalitets- och utvecklingsarbete.

Kommer det nån projektledare som tycks få stort utrymme i den dagliga verksamheten, så finns en risk att dom interna utvecklarna känner sig sidsteppade.

Därför måste du se till att ha en kommunikations- och förankringsstrategi för att inte bara få med cheferna i organisationen på båten, utan också interna utvecklare.


2. Organisationens vinster med ny metodik
Om du inte kan koppla innehållet i ditt projekt till vinster för hela organisationen så kommer inte folk att inse det fina i kråksången.

Detta har direkt bäring på att alla medarbetare, oavsett funktion, bör veta vad organisationens övergripande uppgift är.

Har du några motsträviga rackare på nån enhet är risken stor att dom faktiskt inte delar resten av organisationens bild av varför ni går till jobbet - och därför kommer dom inte heller att anstränga sig övermåttan för att anamma din nyutvecklade projektmetodik.

1. Linjechefernas benägenhet att avsätta resurser

God tro och stora skor kan ta dig en bit längs
vägen, men verksamhetsutveckling kostar.

Den faktor som har störst betydelse för om ditt projekt får genomslag i linjeorganisationen är huruvida den ordinarie verksamheten frigör resurser (tid och/eller pengar) för implementering.

Utan resurser för implementering kommer projektet med stor sannolikhet mest att bli ett kärt (?)  minne för projektgruppen - medan resten av organisationen fortsätter att lösa sina uppgifter som förut, med den budget och verksamhetsplan som gjordes upp precis på samma sätt som förra året.


I slutändan är det alltså den planerade resurstilldelningen som får störst betydelse för framgång när dina projekt skall in i driften.

Läser du hela artikeln kommer du att hitta ännu fler fakta kring projektimplementering. Perfekt underlag för lite stimulerande tankar i mellandagarna!